Eksperimentrommet som metode

I StimuLab-prosjektet Alvorlig sykt barn har vi brukt en metode vi kaller «eksperimentrommet». Ved å teste hypoteser, ulike tema og årsakssammenhenger i praksis, har vi fått mange spennende funn og erfaringer.

Det er veldig mange problemområder som spiller sammen i et så stort prosjekt som Alvorlig sykt barn. Endringer som gjøres et sted påvirker også et annet sted, og det er vanskelig å forutsi hvordan ting henger sammen og hva som blir påvirket uten å utforske eller teste.

Vi har testet ut en metode som kalles eksperimentrommet - og det var en stor suksess!

Hva er et eksperiment?

Noen ganger får man de beste svarene ved å gjøre ting. I vårt tilfelle har det handlet om å gjennomføre små eksperimenter innenfor et begrenset område. Eksperimentene har vært så virkelighetsnære som mulig, og vi har blant annet brukt rollespill og iscenesatt fiktiv saksbehandling i gjennomføringen. Denne metoden gir rom for mye læring både for de som arrangerer og de som deltar, og den kan gi svar på ting man ellers ikke klarer å få svar på. I tillegg gir det tjenestene mange nye ideer og erfaringer som de kan ta med seg videre inn i sitt eget arbeid.

Hva lurte vi på i Alvorlig sykt barn?

Vi startet prosjektet med å gjennomføre et omfattende innsiktsarbeid. Det resulterte i et stort og mangfoldig bilde med problemområder og endringsbehov. Disse omhandlet alt fra organisatoriske barrierer, retningslinjer som ikke harmoniserte, manglende verktøy, behov for digitale løsninger og mye mer. Vi samlet innspillene og sorterte dem inn under fem hovedkategorier som hver krever dyptgripende endringer:

• brukermedvirkning & samhandling mellom tjenestene

• ledelse & organisering

• universelle arenaer som skole og barnehage

• økonomisk handlingsrom

• rammevilkår fra sentralforvaltningen

Mye læring

Eksperimentrommet gir rom for mye læring både for de som arrangerer og de som deltar.

Mange barrierer

I løpet av høsten 2021 fortsatte vi arbeidet med å utforske brukermedvirkning og samhandling mellom tjenestene. Vi visste fra innsiktsarbeidet at tjenestene opplever at samhandlingen begrenses av overordnede rammevilkår, på tross av at samhandling er nedfelt som et krav i en rekke lovverk. Dette kan være alt fra lover, virksomhetens mandat, digital informasjonsflyt, tidspress og økonomi til målstyring. Innsikten avdekket også at det ligger mange kulturelle barrierer i veien. Det er uvant for tjenestene å jobbe sammen på tvers av profesjoner, så det oppstår mange uklarheter rundt hvilken profesjons perspektiv og innfallsvinkel man skal legge til grunn.

Siloer innen tjenestene

Tjenestene opplever det også ubehagelig å skulle «tråkke i andres bed». Mange steder blir dette styrket av målstyring, rapportering og rammevilkår som blir gitt ut fra mandatet til virksomheten. Dette gir klare fag- og ansvarfordelinger; noe er skolen sitt ansvar å ta tak i, mens andre oppgaver hører inn under kommunens avlastningstilbud eller spesialisthelsetjenesten. Når det i tillegg er ulike fagområder involvert, så kan det oppleves ubehagelig å mene noe om andres sitt arbeid – selv om det kan være til barnets beste. Ofte har tjenestene også liten kunnskap om hverandre.

Hva bestod eksperimentet av?

Vi designet en intervensjon som vi håpet kunne gi svar på hovedspørsmålet: I hvor stor grad benytter tjenestene sitt handlingsrom i dag? Er det kultur og etablert praksis som stopper samhandlingen eller er det rammevilkår? Kultur er her forstått som produktet av rammevilkårene og begrensningene den enkelte jobber inn under over tid.

Vi designet intervensjonen slik at vi samtidig fikk testet ut hypotesen om at styrket, helhetlig kartlegging av brukerbehov ville kunne påvirke samhandlingen mellom tjenestene positivt. Fra innsiktsarbeidet visste vi nemlig to ting: 1) Tjenestene synes det er lettere å samhandle, når de setter brukerens mål og behov i sentrum for dialogen. 2) Tjenestene hadde ofte ikke en felles problemforståelse av familiens situasjon. Alle tjenestene visste godt hvor skoen trykket på akkurat det de selv hadde ansvaret for, men de hadde ofte liten oversikt over resten av situasjonen til familien.

Helt konkret samarbeidet vi med Flekkefjord kommune og to familier fra andre kommuner, og etablerte med dette et «eksperimentrom».

Familiene og tjenestene ble orientert på forhånd, hvor det ble tydeliggjort at alt som skjedde i eksperimentrommet var fiktivt - og at ingenting av dette skulle føre til endret tjenestetilbud for familiene. Familiene hadde ingen relasjon til tjenestene i Flekkefjord kommune.

Gjennomføring av eksperimentrommet

Oppstartsmøte med tjenestene

Representanter fra tjenestene ble invitert til et seminar der vi hadde fokus på temaene samhandling, brukermedvirkning og innovasjon. De ble introdusert for det planlagte eksperimentet, og opplegget ble justert på bakgrunn av innspill fra tjenestene.

Tjenestene

Tema i samtalene med tjenestene var: samhandling, brukermedvirkning og innovasjon.

Kartleggingsmøte med familiene

Representanter fra tjenestene fikk i oppgave å kartlegge familiens helhetlige situasjon og behov i direkte møte med familiene og barnet/ungdommen det gjelder. Kartleggingen skulle gjennomføres ved at flere tjenester var representert samtidig. De ansatte i tjenestene skulle legge bort «tjenestehatten» sin, og de skulle stille i møtet uten noen tanke på hva de muligens kunne eller ikke kunne tilby fra sin tjeneste. Formålet med møtet var å forstå og kartlegge familien og den unges helhetlige situasjon.

Vi hadde i forkant designet et visuelt underlag, en modell som familien og tjenestene skulle benytte for denne kartleggingen. Modellen skulle fange opp ulike aspekter av hele familiens hverdag, som fritid, venner, økonomi, jobb, skole, søsken, trening og drømmer for framtiden. Familien fikk tilsendt modellen på forhånd slik at de fikk tenkt gjennom dette selv først. Det ble laget en tilsvarende versjon for barnet med meromsorgsbehov i familien.

Tjenestene øvet på å benytte kartleggingsverktøy på forhånd i form av rollespill, og det var en viss regi for hvordan møtet med familien skulle foregå.

Før møtet med familiene ble tjenestene også delt inn i «front stage» og «back stage» grupper. Vi ønsket at mange ulike tjenester skulle jobbe sammen, samtidig som det ville bli for overveldende for familiene og barna/ungdommene å sitte sammen med mange mennesker. Derfor fikk en mindre gruppe i oppgave å møte familiene, og de skulle ta med seg informasjonen tilbake og bearbeide den videre i en bredere gruppe.

Tjenestens arbeidsmøte for nye tjenester

Etter kartleggingsmøtet med familiene ble resultatet diskutert i tjenestegruppen. Oppgaven denne gangen var at tjenestene skulle utvikle et nytt og mer skreddersydd tjenestetilbud for familiene basert på deres helhetlige behov. I denne prosessen ble de utfordret til å tenke fritt uten å forholde seg til lovverk, føringer og eget mandat. De skulle ikke ta helt av økonomisk, men analysere de samlede behovene til familien og tenke på løsninger utenfor boksen. For eksempel kunne det være slik at familiens største problem kanskje var tid. Det er mange oppgaver det offentlige ikke kan avlaste en familie med sykt barn med. Men om mangel på tid er resultatet av den samlede belastningen familien opplever, så kan det offentlige kanskje bistå med eksempelvis matlaging, husvask, kjøring av søsken eller annet – selv om det ikke er direkte støtte til det syke barnet eller en tjeneste de har i sin portefølje i dag.

Oppfølgingsmøte med familiene

I oppfølgingsmøtet med familiene ble et nytt tjenestetilbud presentert av front-stage-gruppa. Familiene ble oppfordret til å kommentere på resultatet og spille inn hva som ville være mest nyttig for dem. Slik ble det samskapt nye tjenester. Familiene fikk deretter i oppgave å prioritere hva som ville være viktigst for dem av disse nye tjenestene.

Tjenestenes refleksjonsmøte

Etter innspill fra familiene samlet tjenestene seg igjen og fikk i oppgave å se på de nye tjenestetilbudene med et mer realistisk blikk. Hva må til for å realisere det nye tjenestetilbudet? Hva er hindringene i form av lover, regler, strukturer osv.?

Oppsummeringsmøte

I siste møtet oppsummerte prosjektet funnene og drøftet erfaringene vi hadde gjort oss.

Felles historie

Å skape felles en identitet og en felles historie for familiene viste seg å være viktig.

Generelle funn

Til tross for at familiene hadde ulike utfordringer og at barnas meromsorgsbehov var av ulik karakter, så var behovene disse familiene beskrev overraskende like. Begge familiene fremhevet blant annet viktigheten av felles opplevelser i form av utflukter og reiser. Dette er noe de i liten grad får til å realisere i dag, men som er viktig for å skape identiteten og den felles historien for familiene. I tillegg uttrykte også begge familiene et behov for et mer fleksibel avlastningstilbud, bedre tilpasning av omgivelsene hjemme, de beskrev skoleutfordring og et ønske om bedre psykisk helsetilbud.

For noen av tjenestedeltakerne var det første gangen de fikk sitte sammen i en større gruppe av tilstøtende tjenester for å jobbe frem et godt og helhetlig tjenestetilbud. De opplevde at det hadde stor verdi å møtes på denne måten.

Konklusjon

Dette var en fiktiv og organisert situasjon. Om dette hadde vært den etablerte praksisen så hadde kanskje ikke resultatet vært det samme.

Det var kun to familier og en kommune involvert. Det gir et veldig smalt snitt inn i et stort bilde. Resultatene kan variere om eksperimentet oppskaleres. Samtidig samsvarer funnene godt med det som har kommet frem i innsiktsarbeidet.

Alle deltakerne var håndplukket til eksperimentet. Målet var å sjekke om hovedutfordringene var rammevilkår eller kultur og etablert praksis. Dermed var det mest nyttig for oss å ha med deltakere som i utgangspunktet var positive til denne type eksperimentering og nytenking. Funn utover hovedspørsmålet bærer derfor med seg en bias.

Tjenestedesignfaget støtter seg på en rekke metoder som er relevante i ulike faser av en endringsprosess; fra semi-strukturerte dybdeinterjuver og observasjon i innsiktsarbeid, til felles workshops og ulike visuelle fremstillingsformer for behovskartlegging. For løsningsutvikling benytter vi ulike kreative og samskapende prosesser, og i implementering er vi opptatt av å teste tidlig med enkle prototyper og iterativt utvikle videre basert på testerfaringen.

Alt i alt var eksperimentet veldig vellykket! Å eksperimentere på denne måten er metodeutvikling som kan sikre mer brukersentrerte tjenester. En del av deltakerne syntes dialog mellom familie, tjenestene og kartleggingsverktøyet var så nyttig at de har tatt det direkte med inn i sitt arbeid i møte med familier.